Zatwierdzenie sprawozdania finansowego sp. z o.o. — zgromadzenie, uchwały i dokumenty krok po kroku

Zarząd sporządza roczne sprawozdanie finansowe w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a wspólnicy zatwierdzają je nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 tej ustawy). Dla spółki, której rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym, oznacza to zatwierdzenie do 30 czerwca.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych). Jego przedmiotem jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego, podział zysku albo pokrycie straty oraz udzielenie członkom organów absolutorium (art. 231 § 2 KSH).

Sprawozdanie finansowe przygotowuje księgowość — BiznesDOK go nie sporządza. Dokumenty z tego poradnika dotyczą strony korporacyjnej: sprawozdania zarządu z działalności, zgromadzenia i uchwał wspólników.

1. 1

   Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności zarządu

   Zarząd zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, a jednostka, która ma taki obowiązek, także sprawozdania z działalności (art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie finansowe podpisują osoba, która je sporządziła, oraz wszyscy członkowie zarządu (art. 52 ust. 2 tej ustawy).

2. 2

   Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników

   Zarząd zwołuje zgromadzenie, wysyłając zawiadomienie wspólnikom co najmniej na dwa tygodnie przed terminem — listem poleconym, przesyłką kurierską albo pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik wyraził na to pisemną zgodę (art. 238 § 1 KSH). W zawiadomieniu wskazuje się porządek obrad.

3. 3

   Przebieg zgromadzenia i uchwały

   Wspólnicy podejmują uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności i sprawozdania finansowego, o podziale zysku albo pokryciu straty oraz o udzieleniu absolutorium członkom zarządu. Uchwały trafiają do protokołu zgromadzenia.

4. 4

   Absolutorium — kto głosuje

   Wspólnik nie może uczestniczyć w uchwale dotyczącej jego odpowiedzialności wobec spółki, w tym udzielenia mu absolutorium (art. 244 § 1 KSH). Jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu, w głosowaniu nad swoim absolutorium nie bierze udziału.

5. 5

   Złożenie sprawozdania w rejestrze w ciągu 15 dni

   Zarząd składa roczne sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą o jego zatwierdzeniu (i uchwałą o podziale zysku albo pokryciu straty) w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia (art. 69 ustawy o rachunkowości) — elektronicznie, w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

• Sprawozdanie z działalności Zarządu

  przed zgromadzeniem — zarząd przedstawia je wspólnikom do zatwierdzenia

• Protokół ZZW — uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

  na zgromadzeniu — protokół z uchwałami o zatwierdzeniu sprawozdania, wyniku finansowym i absolutorium

• Uchwała o podziale zysku

  gdy wspólnicy chcą podjąć osobną uchwałę o przeznaczeniu zysku

• Zgromadzenie może się odbyć bez formalnego zwołania, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt nie zgłosi sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia i wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 240 § 1 KSH).
• Uchwałę można podjąć bez zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na pisemne głosowanie (art. 227 § 2 KSH).
• Umowa spółki może zawierać dodatkowe wymagania co do zwołania zgromadzenia i podejmowania uchwał — sprawdź ją przed przygotowaniem dokumentów.

• Zgromadzenie po terminie 6 miesięcy od końca roku obrotowego — termin z art. 231 § 1 KSH i art. 53 ustawy o rachunkowości jest przekraczany najczęściej.
• Zawiadomienie wspólników krócej niż dwa tygodnie przed zgromadzeniem albo bez porządku obrad.
• Członek zarządu będący wspólnikiem głosuje nad własnym absolutorium.
• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania bez uchwały o przeznaczeniu zysku albo pokryciu straty.
• Niezłożenie sprawozdania i uchwały w rejestrze w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.