Polityka prywatności BiznesDOK

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu BiznesDOK jest:

Katarzyna Zawadzka Legal Consulting, NIP: 5732746345, REGON: 527114632, adres do korespondencji: ul. Królika 27, 05-500 Siedliska, e-mail: kontakt@biznesdok.pl

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod powyższym adresem e-mail.

W zależności od sposobu korzystania z BiznesDOK możemy przetwarzać w szczególności:

— dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkownika,

— adres e-mail używany do logowania lub realizacji zamówienia,

— dane przedsiębiorcy, w tym nazwę, NIP, REGON i adres,

— dane rozliczeniowe i fakturowe,

— dane wpisywane do formularzy służących przygotowaniu Dokumentów,

— dane kontrahentów, dłużników lub innych osób wskazanych przez Klienta w przygotowywanym Dokumencie,

— informacje dotyczące zamówienia, wybranego Dokumentu i jego konfiguracji,

— informacje dotyczące płatności, bez przechowywania przez BiznesDOK pełnych danych karty,

— dane dotyczące rezerwacji Konsultacji,

— informacje o Subskrypcji: status, okres rozliczeniowy i historia płatności,

— informację o użyciu kodu rabatowego przy Zamówieniu,

— adres e-mail osoby zaproszonej przez Klienta do uzupełnienia jej danych do Dokumentu (funkcja „Wyślij do uzupełnienia”) oraz dane wpisane przez tę osobę,

— dane przekazane w formularzu kontaktowym,

— informacje techniczne niezbędne dla bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu,

— dane analityczne dotyczące sposobu korzystania z Serwisu – w zakresie dopuszczonym przepisami i ustawieniami prywatności użytkownika.

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

Realizacja zamówienia i dostarczenie Dokumentu – w celu zawarcia i wykonania umowy oraz podjęcia działań na żądanie Klienta przed jej zawarciem.

Prowadzenie Konta i sekcji „Moje dokumenty” – w celu świadczenia usługi drogą elektroniczną i wykonania umowy.

Realizacja Konsultacji – w celu zawarcia i wykonania umowy dotyczącej Konsultacji.

Obsługa płatności – w celu wykonania umowy oraz obsługi transakcji przez operatora płatności.

Obsługa kodów rabatowych – adres e-mail Klienta przekazujemy operatorowi płatności Stripe, który na jego podstawie prowadzi profil klienta i historię płatności; pozwala to stosować warunki kodów, np. „tylko pierwsze zamówienie” (wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes w zapobieganiu nadużyciom kodów).

Subskrypcja – w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym cyklicznego pobierania opłat przez Stripe i informowania o zmianach ceny lub zakresu.

Funkcja „Wyślij do uzupełnienia” – wysłanie odnośnika i kodu jednorazowego na adres wskazany przez Klienta. Dane wpisane przez osobę zaproszoną przetwarzamy w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 2 do Regulaminu); administratorem tych danych jest Klient. Adres e-mail i dane techniczne potrzebne do zabezpieczenia odnośnika (np. próby wpisania kodu) przetwarzamy jako administrator na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu, że dostęp ma tylko wskazana osoba.

Bezpłatne narzędzia – kalkulatory liczą w przeglądarce użytkownika; wpisanych kwot i dat nie zapisujemy na serwerze.

Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej – w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, w tym obowiązków związanych z KSeF, jeżeli mają zastosowanie.

Obsługa reklamacji i kontaktu z Klientem – w celu wykonania umowy, realizacji obowiązków prawnych oraz – zależnie od charakteru sprawy – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na obsłudze korespondencji i dochodzeniu lub obronie roszczeń.

Bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka błędów – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa i niezawodności Serwisu.

Analityka działania Serwisu – w zakresie wymagającym dostępu do informacji zapisanych na urządzeniu użytkownika wyłącznie po uzyskaniu wymaganej prawem zgody, chyba że dany mechanizm jest niezbędny do dostarczenia żądanej usługi.

Klient może przekazywać w Serwisie dane innych osób, np. pracownika, kontrahenta, członka zarządu, osoby reprezentującej przedsiębiorcę albo dłużnika, a w ramach funkcji „Wyślij do uzupełnienia” – zaprosić taką osobę do samodzielnego uzupełnienia jej danych.

Klient powinien przekazywać takie dane wyłącznie w zakresie, w którym posiada podstawę do ich wykorzystania w związku z przygotowywanym Dokumentem.

Jeżeli Klient korzysta z Subskrypcji lub funkcji „Wyślij do uzupełnienia”, dane te przetwarzamy w jego imieniu na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 2 do Regulaminu).

Osoba zaproszona do uzupełnienia danych otrzymuje informację, że jej dane trafią do Klienta, który przygotowuje z nią Dokument, i że to Klient decyduje o ich wykorzystaniu. Pytania o te dane można kierować do Klienta albo na kontakt@biznesdok.pl – przekażemy je dalej.

Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu BiznesDOK, w szczególności:

— dostawcom infrastruktury informatycznej, hostingu i baz danych,

— dostawcom technologii służącej do działania Serwisu,

— operatorom płatności, w szczególności Stripe – także jako dostawcy rozliczeń Subskrypcji i panelu, w którym Klient zarządza metodą płatności i rezygnacją,

— dostawcom usług poczty elektronicznej i wysyłki wiadomości transakcyjnych,

— dostawcom narzędzi analitycznych – jeżeli ich użycie jest zgodne z ustawieniami prywatności użytkownika,

— dostawcom usług księgowych i podatkowych,

— prawnikom i innym profesjonalnym doradcom, gdy jest to niezbędne,

— organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług.

Niektórzy dostawcy technologiczni wykorzystywani przez BiznesDOK mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono zgodnie z mechanizmami dopuszczonymi przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

— dane Konta – przez okres jego prowadzenia, a następnie przez czas niezbędny do rozliczenia ewentualnych roszczeń,

— dane Zamówień i dostarczonych Dokumentów – przez okres niezbędny do realizacji umowy, zapewnienia dostępu do zakupionych Dokumentów oraz zabezpieczenia roszczeń,

— dane Subskrypcji – przez czas jej trwania, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i zabezpieczenia roszczeń,

— dane uzupełnione przez osobę zaproszoną, niewykorzystane do przygotowania Dokumentu – 30 dni od ich przesłania albo od wygaśnięcia odnośnika,

— dokumentacja księgowa i fakturowa – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,

— dane dotyczące reklamacji – przez okres prowadzenia sprawy i późniejszy okres potrzebny do zabezpieczenia roszczeń,

— wiadomości z formularza kontaktowego – przez okres potrzebny do obsługi danej sprawy, a następnie – jeżeli to uzasadnione – przez okres zabezpieczenia roszczeń,

— dane analityczne – zgodnie z konfiguracją właściwego narzędzia oraz udzielonymi zgodami.

Jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, mogą być przechowywane do czasu ich przedawnienia.

Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać – zależnie od podstawy i okoliczności przetwarzania – prawa do:

— dostępu do danych,

— sprostowania danych,

— usunięcia danych,

— ograniczenia przetwarzania,

— przenoszenia danych,

— wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,

— cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Żądania można kierować na kontakt@biznesdok.pl.

Osoba ma również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest dobrowolne, ale w określonych przypadkach konieczne do:

— utworzenia lub obsługi Konta,

— przygotowania Dokumentu,

— realizacji płatności,

— wystawienia faktury,

— przeprowadzenia Konsultacji,

— udzielenia odpowiedzi na wiadomość.

Brak wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie danej usługi.

BiznesDOK wykorzystuje technologię do automatycznego składania Dokumentów na podstawie danych przekazanych przez Klienta oraz wcześniej przygotowanych przez prawnika treści, reguł, wariantów i klauzul.

Technologia nie tworzy samodzielnie nowych postanowień prawnych i nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych i związanych z tym ryzyk.

Dostęp do danych jest ograniczany do osób i usług, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

Serwis może wykorzystywać pliki cookies, pamięć lokalną przeglądarki i podobne rozwiązania.

Mechanizmy niezbędne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia m.in.: logowania, bezpieczeństwa, działania procesu Zamówienia, zapamiętania technicznego stanu formularza, działania płatności.

Do mechanizmów niezbędnych należy także sesja odnośnika „Wyślij do uzupełnienia”, pozwalająca osobie zaproszonej uzupełnić dane po potwierdzeniu kodem.

Mechanizmy analityczne lub inne niekonieczne będą wykorzystywane tylko zgodnie z obowiązującymi wymaganiami dotyczącymi zgody użytkownika.

Użytkownik powinien mieć możliwość zmiany decyzji dotyczącej mechanizmów opcjonalnych.

Polityka może być aktualizowana m.in. w przypadku zmiany przepisów, funkcjonalności BiznesDOK lub wykorzystywanych dostawców.

Aktualna wersja Polityki jest dostępna w Serwisie.