Co możesz doliczyć do niezapłaconej faktury
Przy transakcjach handlowych (gdy dłużnikiem jest przedsiębiorca albo podmiot publiczny) obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Poza kwotą z faktury wierzycielowi przysługują z niej odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
- Odsetki naliczane są od dnia następnego po terminie zapłaty. Ich stawka zmienia się w czasie — to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych (o 8 punktów, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym), ogłaszana dla kolejnych półroczy.
- Rekompensata za koszty odzyskiwania należności wynosi równowartość 40 euro przy należności nie wyższej niż 5 000 zł, 70 euro przy należności wyższej niż 5 000 zł i niższej niż 50 000 zł oraz 100 euro przy należności od 50 000 zł (art. 10 ustawy). Przysługuje bez wezwania, a wartość w złotych ustala się według średniego kursu NBP.
- Gdy dłużnikiem jest konsument, ta ustawa nie ma zastosowania — odsetki za opóźnienie wynikają wtedy z Kodeksu cywilnego (art. 481 KC), a rekompensaty nie ma.
Krok po kroku
- 1
Zbierz dowody
Umowa lub zamówienie, faktura, potwierdzenie wykonania usługi albo odbioru towaru, dotychczasowa korespondencja. Ustal, jaki był termin zapłaty i czy dłużnik zgłaszał zastrzeżenia.
- 2
Sprawdź przedawnienie
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat (art. 118 KC), ale cena sprzedaży towarów dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy — już po 2 latach (art. 554 KC). Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia — przerywa go dopiero czynność przed sądem (art. 123 § 1 KC).
- 3
Policz należność z odsetkami
Dla każdej faktury potrzebujesz kwoty, terminu zapłaty i dnia, na który liczysz odsetki. Kalkulator podzieli opóźnienie na okresy z różnymi stawkami i poda odsetki osobno dla każdej faktury oraz łącznie.
- 4
Wyślij wezwanie do zapłaty
Wezwanie wskazuje faktury, kwotę główną, odsetki i konto, a także dodatkowy termin zapłaty. Długość terminu wybierasz sam. Wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i, dodatkowo, e-mailem; oświadczenie uważa się za złożone, gdy dotarło do dłużnika tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 KC).
- 5
Zachowaj dowód doręczenia
Potwierdzenie odbioru albo awizo, kopię wezwania i wiadomość e-mail. W razie sporu pokazują, że dłużnik wiedział o roszczeniu i dostał szansę zapłaty bez sądu.
- 6
Jeśli dłużnik nie płaci — droga sądowa
Po bezskutecznym terminie możesz wnieść pozew, w tym w postępowaniu upominawczym. W pozwie podajesz m.in., czy strony próbowały mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 KPC) — udokumentowane wezwanie do zapłaty pomaga opisać taką próbę. Wysokość opłat zależy od wartości sporu.
Narzędzia BiznesDOK do tego etapu
- Kalkulator odsetek za opóźnienie
Policz odsetki od jednej lub wielu faktur — z podziałem na okresy i stawki.
- Ostateczne wezwanie do zapłaty
Wezwanie z listą faktur, sumą należności i odsetkami wyliczonymi z podanych terminów — gotowe do wysłania jako PDF lub plik DOCX.
Dlaczego wezwanie ma znaczenie
Wezwanie nie jest warunkiem wniesienia pozwu, ale może mieć znaczenie dla kosztów. Jeżeli pozwany nie dał powodu do wytoczenia powództwa i uznał roszczenie przy pierwszej czynności procesowej, sąd może obciążyć kosztami powoda (art. 101 KPC). Wcześniejsze, udokumentowane wezwanie pokazuje, że dłużnik miał możliwość zapłaty bez procesu.
Najczęstsze błędy
- Wezwanie bez wskazania faktur, kwoty i terminu zapłaty — dłużnik nie wie, czego się od niego oczekuje.
- Brak dowodu doręczenia: zwykły e-mail albo list zwykły bez potwierdzenia.
- Liczenie odsetek według jednej stawki dla całego okresu, choć stawki zmieniały się w czasie.
- Założenie, że wezwanie zatrzymuje przedawnienie.
- Stosowanie przepisów o transakcjach handlowych wobec dłużnika-konsumenta.
- Groźby wykraczające poza to, co wierzyciel faktycznie może zrobić (np. zapowiedź kroków, których nie zamierzasz podjąć).